Nell’ultimo periodo il termine smart working è diventato di tendenza a causa dell’emergenza Coronavirus.

Come la maggior parte delle aziende, in Plurimedia abbiamo iniziato questa modalità di lavoro con l’inizio dell’emergenza, ma questo cambiamento non è stato complicato: avendo due sedi, una a Desio e una Genova, eravamo già abituati e organizzati per la modalità di lavoro a distanza.

Ci sono diversi tool per poter organizzare al meglio il lavoro e vorremmo condividere con voi le principali 5 soluzioni che usiamo in Plurimedia.

G Suite

Sono ormai 10 anni che abbiamo introdotto Gmail e tutte le funzionalità della suite in azienda.
Essendo la G suite nativamente disegnata per funzionare in Cloud, è per definizione perfetta per la condivisione del lavoro.

Tra le funzionalità di G Suite ecco quelli di particolare interesse e che maggiormente utilizziamo

  • Gmail: è uno strumento di posta elettronica professionale e senza pubblicità, che permette di utilizzare un indirizzo email personalizzato @nomeazienda e un supporto tecnico molto efficiente.

  • Archiviazione: come anticipato, con G Suite lo spazio di archiviazione è maggiore rispetto alla media del settore. Non è quindi necessario pulire periodicamente la casella di posta per fare spazio e se alcuni utenti i 30GB di base non dovessero basta, c’è la possibilità di aggiungere dei GB extra solo per questi utenti.

  • Calendar: come potete immaginare dal nome sono calendari online progettati per i team e per una pianificazione delle diverse attività.

  • Documents: questa funzionalità permette a tutti i partecipanti a un progetto condiviso di collegarsi da remoto attraverso qualsiasi dispositivo, intervenire per modificare i file (testi, fogli di calcolo, presentazioni) e visualizzare le modifiche apportate in modo simultaneo.

Skype

Skype è un software che consente di chiamare, videochiamare e inviare messaggi istantanei in tutto il mondo gratuitamente.
Ci permette di comunicare tra di noi velocemente, di vedere chi è libero o chi sta lavorando con un altro team, di organizzare delle chiamate pianificate e di condividere il monitor con le persone con cui stiamo parlando.

Oggi sul mercato sono presenti altri strumenti simili a Skype come ad esempio Slack, ma che al momento in italia risulta ancora limitato e ciò ci ostacolerebbe con quei clienti che sono ancora abituati a utilizzare Skype.

Toggl

Toggl è un'app di monitoraggio e reportistica del tempo speso per completare sia lavori per i clienti che lavori interni, in modo da tener traccia della nostra produttività e poter fare quindi delle analisi per lo svolgimento di progetti futuri. Ci aiuta ad avere più consapevolezza dei tempi necessari a svolgere una particolare task.
Con Toggl è possibile creare più progetti per ogni cliente e ogni progetto può essere composto da più task, in modo da avere un quadro dettagliato delle attività svolte.
La comodità di questo strumento, inoltre, è che è possibile assegnare i progetti a un determinato team e avere dei report dettagliati divisi per cliente, progetto o periodo di tempo.

TeamViewer

Teamviewer è un software per il supporto e il controllo remoto. È una soluzione che consente l’accesso ed il supporto remoto per fornire aiuto istantaneo ai propri clienti o colleghi.
Le difficoltà tecniche sono frequenti ed essere in grado di fornire assistenza immediata è sicuramente un vantaggio.

PluriDoc

Un’altro strumento che utilizziamo sia internamente, che con i nostri clienti è PluriDoc, Una Web App sviluppata da noi per la gestione e la condivisione di file aziendali riservati.
PluriDoc permette di creare diversi canali, ovvero spazi di lavoro indipendenti tra loro, che possono essere gestiti da persone diverse.
L’accesso ai canali e ai relativi documenti avviene tramite invito ed è possibile gestire i permessi di visualizzazione per ogni singolo file. Puoi trovare un approfondimento della applicazione sul sito pluridoc.plurimedia.it




In conclusione non servono molti strumenti per lavorare in smart working, quello che fa la differenza è la mentalità e in Plurimedia non abbiamo fatto fatica ad approcciarci a questa modalità di lavoro.