La gestione delle scadenze è uno degli aspetti più critici nella coordinazione di progetti e attività aziendali. Per questo motivo, Pluridoc - la piattaforma di gestione documentale sviluppata da Plurimedia - ha implementato una nuova ed efficace funzionalità: i Promemoria.

Che cos'è PluriDoc

Prima di addentrarci nei dettagli della nuova funzionalità, facciamo un piccolo ripasso di Pluridoc.
PluriDoc è una piattaforma avanzata di gestione documentale aziendale, progettata per semplificare il processo di condivisione, archiviazione e tracciamento dei documenti all'interno dei team di lavoro. Con PluriDoc, le aziende possono creare canali dedicati per ogni team, organizzare i documenti in cartelle e migliorare l'efficienza operativa grazie a funzionalità avanzate come la compressione automatica dei file PDF, la gestione dei tag e il monitoraggio delle attività.

La nuova funzionalità Promemoria: non perdere più nessuna scadenza

La nuova funzionalità Promemoria rappresenta un importante funzionalità per tutti i team che utilizzano PluriDoc. Gli utenti con ruolo "uploader” e con i permessi adeguati possono ora creare promemoria nei canali di cui fanno parte, impostando una serie di parametri per garantire che nessuna scadenza venga dimenticata.

Caratteristiche principali dei Promemoria

Quando si crea un nuovo promemoria, è possibile specificare:

  • Titolo e Descrizione: Chi crea il promemoria può aggiungere un titolo chiaro e una descrizione dettagliata del promemoria, per una rapida comprensione del compito o della scadenza.
  • Data di Scadenza: È possibile impostare una data di scadenza per il promemoria, assicurandosi che le attività vengano completate in tempo.
  • Notifiche Personalizzabili: Chi crea il promemoria può impostare quando notificare la scadenza agli utenti selezionati, scegliendo tra 1 giorno prima, 7 giorni prima o 15 giorni prima. Questa flessibilità permette di ricevere avvisi tempestivi per non perdere scadenze cruciali.
  • Cartella di Caricamento: Durante la creazione del promemoria, è possibile suggerire la cartella in cui dovranno essere caricati i nuovi file, semplificando il flusso di lavoro e l’organizzazione dei documenti.
  • Assegnazione delle Notifiche: È possibile scegliere tra gli utenti Uploader e Uploader Light del canale a chi inviare la notifica di scadenza. Questo assicura che il promemoria arrivi direttamente ai membri del team responsabili.

Doppia visualizzazione per una gestione ottimale

Per rendere la gestione dei promemoria ancora più semplice ed efficace, PluriDoc offre due diverse modalità di visualizzazione:

  • Vista Calendario: In questa modalità, gli utenti possono visualizzare tutti i promemoria che gli utenti Uploader hanno impostato nel canale, inclusi quelli passati, che sono evidenziati in grigio. Questo permette di avere una panoramica completa delle scadenze programmate, aiutando a pianificare le attività future.
  • Vista Elenco: Qui, gli utenti possono visualizzare solo i promemoria futuri, con un elenco ordinato delle scadenze imminenti. Questa vista è particolarmente utile per concentrarsi sulle attività da completare.

"I miei promemoria": tutto sotto controllo

Gli utenti che hanno dei compiti da svolgere possono accedere a una sezione dedicata chiamata "I miei promemoria", dove trovano un elenco di tutte le scadenze future assegnate. Oltre a questo, riceveranno anche delle email di notifica secondo le impostazioni definite durante la creazione del promemoria.

Vantaggi per i team e l'organizzazione

L'introduzione della funzionalità Promemoria porta numerosi benefici:

  • Maggiore efficienza: con i promemoria, non c'è più il rischio di dimenticare scadenze importanti, migliorando l'efficienza complessiva del team.
  • Organizzazione Migliorata: La possibilità di assegnare promemoria alle cartelle e agli utenti specifici assicura che ogni membro del team sia a conoscenza delle proprie responsabilità.
  • Tracciabilità: tutte le scadenze sono documentate e facilmente consultabili.
  • Personalizzazione: la possibilità di selezionare destinatari specifici e impostare notifiche su misura.

Con l'implementazione della funzionalità Promemoria, PluriDoc si conferma uno strumento sempre più completo per la gestione documentale e il coordinamento dei team di lavoro. Questa nuova funzionalità risponde all'esigenza, sempre più sentita nelle aziende, di avere strumenti efficaci per la gestione delle scadenze e la coordinazione delle attività.

Gli utenti possono iniziare subito a creare promemoria all'interno dei propri canali, migliorando così l'efficienza del proprio lavoro e quella dei propri colleghi.

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