L'Istituto Comprensivo E. Fermi di Carvico (BG) è un istituto scolastico statale che riunisce scuola dell'infanzia, primaria e secondaria di primo grado nei comuni di Carvico, Sotto il Monte Giovanni XXIII e Villa d'Adda. La scuola si distingue per la propria attenzione all'innovazione digitale e alla qualità dei processi educativi e amministrativi.

La gestione documentale scolastica di un istituto comprensivo coinvolge figure professionali diverse, dirigenza, segreteria, docenti, famiglie e allievi, con esigenze di accesso differenziate e stringenti requisiti di riservatezza imposti dalla normativa vigente.

La Sfida

Prima dell'adozione di PluriDoc, l'IC Fermi si trovava a gestire due flussi documentali distinti con strumenti non integrati:

  • Documenti interni riservati, delibere, circolari al personale, verbali del consiglio d'istituto, contratti, circolanti tramite email o cartelle condivise prive di controllo degli accessi.
  • Materiale didattico, dispense, compiti, progetti, risorse multimediali, condiviso tramite canali eterogenei e difficilmente tracciabili, con il rischio di confondere documenti destinati a platee diverse.

La scuola aveva bisogno di una piattaforma unica per la gestione documentale scolastica: sicura, semplice e in grado di servire sia l'area amministrativa interna sia la comunità allargata — docenti, famiglie e studenti — con livelli di accesso differenziati.

La Soluzione: PluriDoc Educational

L'IC Fermi ha adottato PluriDoc nella versione Educational, il software per la gestione documentale scolastica sviluppato da Plurimedia, con accesso integrato tramite il gateway SPID del Ministero dell'Istruzione e del Merito.

Utilizzo 1, Gestione documentale interna riservata

La segreteria e la dirigenza utilizzano PluriDoc come archivio centralizzato per tutti i documenti ad accesso ristretto. Tramite la gestione dei permessi granulare, ogni membro del personale può accedere esclusivamente ai documenti pertinenti al proprio ruolo.

I documenti tipicamente gestiti in questo canale includono:

  • Verbali del Consiglio d'Istituto e del Collegio Docenti
  • Circolari interne al personale docente e ATA
  • Documentazione relativa agli alunni con bisogni educativi speciali
  • Contratti, convenzioni e documentazione amministrativa sensibile

Il monitoraggio delle attività consente alla segreteria di verificare in qualsiasi momento gli accessi ai documenti, garantendo la conformità al GDPR e alle normative sulla protezione dei dati personali in ambito scolastico.

Integrazione tecnica, eID-Gateway del Ministero dell'Istruzione e del Merito
Plurimedia ha integrato PluriDoc direttamente all'eID-Gateway del Ministero dell'Istruzione e del Merito (MIM): la piattaforma di autenticazione federata che consente alle istituzioni scolastiche di offrire servizi digitali accessibili tramite SPID, CIE e eIDAS, senza doversi accreditare autonomamente presso AgID. L'endpoint del gateway ministeriale utilizzato è:
https://eid.istruzione.it/eid-gateway/

Il MIM agisce come soggetto aggregatore accreditato AgID: la scuola si aggrega al gateway tramite il portale SIDI (menu PNRR – PA Digitale → Gestione Aggregazione Scuola) e il fornitore , nel caso dell'IC Fermi, Plurimedia , si occupa dell'integrazione tecnica. Il risultato è un accesso sicuro e conforme al D.L. 76/2020, senza oneri burocratici aggiuntivi per l'istituto.

Utilizzo 2, Condivisione materiale didattico con famiglie e allievi

Parallelamente, i docenti utilizzano canali dedicati di PluriDoc per distribuire materiale scolastico a studenti e famiglie. Grazie alla flessibilità della piattaforma, è possibile creare spazi dedicati per classe, materia o gruppo di utenti, mantenendo una separazione netta rispetto all'area riservata.

I contenuti condivisi in questo ambito includono:

  • Dispense e materiale didattico in formato PDF e altri formati
  • Presentazioni multimediali e risorse audiovisive
  • Comunicazioni scuola-famiglia e avvisi di classe
  • Elaborati e progetti degli studenti

L'accesso avviene tramite credenziali SPID, eliminando la necessità di gestire ulteriori username e password e semplificando l'esperienza di docenti, genitori e studenti.

Funzionalità chiave utilizzate

  • Canali dedicati: Separazione netta tra area riservata al personale e area condivisione con famiglie e allievi
  • Gestione permessi granulare: Ogni utente accede solo ai documenti di sua competenza, nel pieno rispetto della normativa sulla privacy
  • Accesso via SPID/CIE: Autenticazione sicura tramite gateway del Ministero dell'Istruzione, senza nuove credenziali da gestire
  • Upload senza limiti di peso: Condivisione di materiale didattico ricco: video, presentazioni, documenti ad alta risoluzione
  • Compressione automatica PDF: I file pesanti vengono ottimizzati automaticamente, facilitando l'accesso anche da dispositivi mobili
  • Monitoraggio attività: La segreteria può verificare in qualsiasi momento chi ha visualizzato o scaricato un documento
  • Applicazione web, nessuna installazione: Accessibile da qualsiasi dispositivo con browser aggiornato, senza oneri tecnici per il personale IT

I Risultati

L'adozione di PluriDoc ha consentito all'IC Fermi di centralizzare la gestione documentale scolastica su un'unica piattaforma, eliminando la frammentazione tra strumenti diversi e riducendo il rischio di accessi non autorizzati a documenti sensibili.

"Con PluriDoc abbiamo finalmente un unico punto di accesso per tutta la documentazione scolastica: i documenti riservati restano riservati, e il materiale per famiglie e studenti è sempre disponibile, organizzato e facile da trovare."

I principali benefici riscontrati:

  • Riduzione dei tempi nella distribuzione dei documenti interni grazie all'archiviazione digitale strutturata per canali
  • Maggiore sicurezza e conformità normativa nella gestione dei dati sensibili degli alunni
  • Miglioramento della comunicazione scuola-famiglia, con materiale didattico sempre accessibile e aggiornato
  • Adozione rapida da parte del personale, grazie all'interfaccia intuitiva e all'accesso tramite SPID già familiare a tutti.

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